Archipax sp. z o.o.

ZAKRES USŁUG ARCHIWIZACYJNYCH NA ROK 2009/2010 OBEJMUJE: 
 

1. Przeprowadzenie kontroli (skontrum) zasobu archiwalnego;
2. Zapoznanie się z historią i strukturą organizacyjną jednostki (zakładu);
3. Rozpoznanie przynależności zespołowej akt;
4. Segregację dokumentacji;
5. Systematyzację dokumentacji w obrębie zespołu;
6. Dokonanie kwalifikacji archiwalnej akt;
7. Brakowanie dokumentacji przeterminowanej;
8. Archiwizowanie („właściwe”) materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, a w tym:
   a)     porządkowanie materiałów w teczkach;
   b)     usuwanie elementów metalowych (tzw. „mała konserwacja”);
   c)      opisywanie i znakowanie teczek;
   d)     inwentaryzacja (sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych);

9. Przygotowanie dokumentacji do przekazania właściwym jednostkom w celu dalszego przechowywania;
10. Obsługa archiwów i składnic akt w działających zakładach;
11. Przechowywanie dokumentacji w składnicy akt Firmy „ARCHIPAX” Sp. z o.o., 42-400 Zawiercie, ul. Żniwna 1a.

      Nasza Firma specjalizuje się w opracowywaniu dokumentacji archiwalnej kat. A (dokumentacja sprzed 1945 roku), na rzecz przechowywania przez Archiwa Państwowe. Jest to proces bardzo trudny, złożony, wymagający odpowiednich kompetencji.
Ostatnio przekazywaliśmy taką dokumentację do Archiwum Państwowego w Radomiu.
Była to dokumentacja Ośrodka Badawczo – Rozwojowego Środków Organizacyjno – Technicznych „PREBOT” w Radomiu. 

 
SZCZEGÓŁOWY WYKAZ PRAC ARCHIWIZACYJNYCH:

Szeroki wachlarz oferowanych przez nas usług, trwale  związanych z obiegiem dokumentów w firmie kreuje nas na specjalistę w zakresie bezpieczeństwa i niezawodności informacji. Dlatego też jesteśmy w stanie doradzać Państwu poprzez:

• wykonywanie złożonych audytów w zakresie obiegu dokumentacji i informacji w firmie 
• opracowywanie instrukcji i regulaminów uwzględniających specyfikę danego przedsiębiorstwa
• pomoc w prawidłowej organizacji systemu zarządzania dokumentacji

    Wykonywane przez nas audyty pozwalają na obiektywną ocenę funkcjonowania dokumentów w firnie pod względem istniejących instrukcji lub zwyczajów z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Poddaje również ocenie sam sposób obiegu i przechowywania akt przez pryzmat ich dostępności i bezpieczeństwa. Nasz audyt stanowi diagnozawaniu istniejącego  oraz projekt rozwiązań poprawiających funkcjonowanie obiegu informacji w firmie.

BRAKOWANIE DOKUMENTACJI ...

     Niezależnie od tego, czy są to wydruki komputerowe, notatki, adresy klientów, faktury, dyskietki komputerowe czy płyty CD, dysponujemy pełnymi możliwościami ich trwałego zniszczenia.

W przypadku posiadania przez Państwa materiałów zawierających dane osobowe lub informacje niejawne, gwarantujemy ich bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami usunięcie.

• zapakowanie i zabezpieczenie przez Państwa lub naszych pracowników dokumentów przeznaczonych do zniszczenia
• protokólarny odbiór dokumentacji ze wskazanego miejsca
• załadowanie, przewóz do miejsca zniszczenia oraz rozładowanie transportu
• zniszczenie – rozdrobnienie dokumentacji
  

• segregowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat.B) i archiwalnej (kat.A)
• kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla Użytkownika oraz przepisów zewnętrznych (ustaw, zarządzeń, instrukcji),
• porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie
• wydzielanie z archiwum zbędnej dokumentacji kategorii B i Bc
• wykonania spisu wybrakowanych akt – przygotowanie do bezpiecznego zniszczenia lub utylizacji
• pakowanie dokumentacji do specjalnych pudeł archiwizacyjnych
• ustawianie akt na regałach w porządku numerycznym i chronologicznym
• sporządzanie pełnej, komputerowej ewidencji akt, w postaci dostosowanej do Państwa potrzeb i obowiązujących wymogów
• przeprowadzenie instruktażu zwiększającego efektywność korzystania z akt